Política Y Procedimiento De Tratamiento De Datos Personales

EL DORADO JOYAS PRECOLOMBINAS S.A.S.

16 ENERO DE 2018

1.    PROPÓSITO

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 el Decreto Único Reglamentario Sectorial 1074 de 2015 sobre el régimen de protección de datos personales, El Dorado Joyas Precolombinas S.A.S. domiciliada en Bogotá D.C., informa la política aplicable a la entidad para el tratamiento de protección de datos personales.

En esta política, El Dorado Joyas Precolombinas S.A.S.  establece las pautas necesarias para proteger los Datos Personales de los Titulares, los derechos de los Titulares, el área responsable de atender las quejas y reclamos, así como la finalidad de la recolección de la información.

2.    IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA

EL DORADO JOYAS PRECOLOMBINAS S.A.S., identificada con NIT: 900.351.493-7, con domicilio en la Calle 8c 78c - 05 de la ciudad de Bogotá D.C., teléfonos: 4129291 – 7571594, correo electrónico: eldoradojoyas@hotmail.com, Portal web: www.eldoradojoyas.com.

3.    RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El responsable del cumplimiento de la Ley de Protección de Datos y de la observación de esta Política es el área Administrativa de EL DORADO JOYAS PRECOLOMBINAS S.A.S., a continuación, se detalla la información de contacto:

·         Razón Social: EL DORADO JOYAS PRECOLOMBINAS S.A.S

·         Responsable: Área Administrativa.

·         Dirección: Calle 8c 78c – 05 – castilla

·         Ciudad: Bogotá D.C.

·         Correo Electrónico: eldoradojoyas@hotmail.com

·         Teléfono: 4129291 – 7571594

4.    DEFINICIONES

Con el objeto de facilitar la lectura y comprensión de la presente política de tratamiento se reflejan las definiciones relativas a conceptos específicos de la protección de datos en general.

·         Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

·         Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de la información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

·         Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o tratamiento de datos.

·         Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

·         Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

·         Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

5.    FINALIDAD DE TRATAMIENTO DE DATOS 

El Dorado Joyas Precolombinas SAS, trata los datos personales de sus clientes, proveedores, empleados y contratistas dentro del desarrollo de sus actividades, tiene la obligación de mantener la confidencialidad de los datos personales objeto de tratamiento y sólo podrá divulgarlos por solicitud expresa de las entidades de vigilancia y control y por autoridades que tengan la facultad legal de solicitarla, adicionalmente en todo momento los titulares tendrán la opción, conocer, actualizar, rectificar y corregir su información personal de conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, así como revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato.

En desarrollo del principio de finalidad, la recolección de datos personales por parte de EL DORADO JOYAS PRECOLOMBINAS S.A.S. se limita a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para cumplir con las finalidades expresadas en la presente política. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular.

La autorización para el tratamiento de los datos personales, permite a EL DORADO JOYAS PRECOLOMBINAS S.A.S., recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir, dichos datos en la forma permitida por la Ley y se realiza con las siguientes finalidades específicas:

BASE DE DATOS

FINALIDAD

 

 

 

 

 

 

Empleados y Contratistas

·         Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex-empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.

·         Realización de procesos de selección y promoción de personal.

·         La ejecución de actividades relacionadas con el vínculo laboral con sus empleados.

·         Cumplimiento de obligaciones derivadas de contratos laborales vigentes.

·         Cumplir todos sus compromisos contractuales.

·         Cumplimiento de obligaciones derivadas del SG-SST (Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo)

·         Usos contables, administrativos, comerciales, informativos, de mercadeo y ventas.

·         Cualquier otra finalidad que corresponda según el vínculo que se genere entre los titulares de los datos personales y la compañía.

 

 

 

 

 

 

Proveedores

·         Realizar el envío de información relacionada con los, productos, actividades, noticias, eventos, contenidos y demás bienes ofrecidos por EL DORADO JOYAS PRECOLOMBINAS SAS.

·         Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo, pero sin limitarse a las tributarias y comerciales.

·         Cumplir todos sus compromisos contractuales.

·         Permitir el acceso a la información sobre peticiones, quejas y reclamos presentados por los usuarios, clientes y proveedores con ocasión de actividades desarrolladas por El Dorado Joyas Precolombinas S.A.S.

·         Cumplimiento de obligaciones derivadas del SG-SST (Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo)

·         Usos contables, administrativos, comerciales, informativos, de mercadeo y ventas.

·         Cualquier otra finalidad que corresponda según el vínculo que se genere entre los titulares de los datos personales y la compañía.

 

 

 

 

 

 

 

Clientes

·         Realizar el envío de información relacionada con los, productos, actividades, noticias, eventos, contenidos y demás bienes ofrecidos por EL DORADO JOYAS PRECOLOMBINAS SAS.

·         Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo, pero sin limitarse a las tributarias y comerciales.

·         Cumplir todos sus compromisos contractuales.

·         Permitir el acceso a la información sobre peticiones, quejas y reclamos presentados por los usuarios, clientes y proveedores con ocasión de actividades desarrolladas por El Dorado Joyas Precolombinas S.A.S.

·         Cumplimiento de obligaciones derivadas del SG-SST (Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo)

·         Usos contables, administrativos, comerciales, informativos, de mercadeo y ventas.

·         Cualquier otra finalidad que corresponda según el vínculo que se genere entre los titulares de los datos personales y la compañía.


6.    AUTORIZACION DE LOS TITULARES

El Dorado Joyas Precolombinas S.A.S. recibirá la autorización para el tratamiento de datos personales mediante documento escrito y/o a través de su sitio web. Para ello el titular podrá dar su consentimiento de forma escrita, o inequívoca.

El contenido de la autorización es el siguiente:

Se recolectarán datos personales del titular, tales como su nombre, correo electrónico, datos de contacto y demás datos que el propio titular desee suministrar.

El titular manifiesta haber leído el Manual de Políticas y Procedimientos para la Protección y Tratamiento de Datos personales de El Dorado Joyas Precolombinas S.A.S. En consecuencia, reconoce haber sido informado acerca de las finalidades específicas del tratamiento y otorga su autorización expresa para el tratamiento de sus datos personales, incluida la autorización expresa de transferencia y transmisión internacional de sus datos personales, dentro de las finalidades comunicadas en el presente documento.

Para los titulares quienes opten por dar la autorización a través del sitio web, su consentimiento expreso se dará en el momento en que se diligencie los formularios de contacto y acepten la Política de Tratamiento de Datos Personales. Este acto será considerado una conducta inequívoca suficiente para concluir de forma razonable que la autorización fue expresamente otorgada.

7.    DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

·         Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

·         Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Entidad.

·         Ser informado por la Entidad, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

·         Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

·         Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que, en el Tratamiento, la Entidad ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

·         De acuerdo con el artículo 2.2.2.25.2.6 del Decreto Único 1074 de 2015, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

8.    PROCEDIMIENTO PARA EJERCICIO DE DERECHOS POR PARTE DE TITULARES.

El titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.   

Los Titulares de datos personales deben dirigir sus solicitudes o reclamos al correo electrónico eldoradojoyas@hotmail.com.

Los datos básicos que deberá contener la solicitud o los reclamos serán:

·         Nombre y apellidos del titular,

·         Petición en que se concreta la solicitud (consulta/acceso),

·         Dirección a efecto de notificaciones, fecha y firma del solicitante

·         Documentos acreditativos de la petición que se formula, en su caso.

8.1.        Procedimiento para solicitudes y consultas:

Definición: Es el derecho del titular a obtener información sobre si sus propios datos están siendo objeto de tratamiento, la finalidad del tratamiento que se esté realizando, el origen de dichos datos y las comunicaciones realizadas o que se prevean realizar respecto de los mismos. 

El área administrativa de El Dorado Joyas Precolombinas S.A.S. debe atender las solicitudes y consultas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en que se reciba la solicitud. Cuando no fuere posible cumplir con este tiempo, se deberá informar al interesado expresando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud o consulta en un término no mayor a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8.2.         Procedimiento en caso de reclamos:

Definición: Reclamo de corrección, el derecho del titular a que se modifiquen aquellos datos que resulten ser inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Reclamo de supresión, el derecho del titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

Reclamo de revocación, el derecho del titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales.

Reclamo de infracción, el derecho a solicitar que se proceda a la subsanación del incumplimiento de la normativa en materia de protección de datos

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El término máximo para atender el reclamo será de veinte (20) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los diez (10) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8.3.        Procedimiento para la revocatoria de la autorización y/o solicitud de supresión del dato:

Los Titulares podrán en todo momento solicitar a El Dorado Joyas Precolombinas S.A.S., la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único 1074 de 2015 y el Procedimiento indicado en esta Política.

Si vencido el término legal respectivo, El Dorado Joyas Precolombinas S.A.S., no hubiere eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales.

No obstante, lo anterior, de acuerdo con los artículos 2.2.2.25.2.6 y 2.2.2.25.2.8 del Decreto Único 1074 de 2015, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

9.    DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACION.

El Dorado Joyas Precolombinas SAS cumplirá los siguientes deberes en calidad de Responsable del Tratamiento de la información:

1.    Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

2.    Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

3.    Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

4.    Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

5.    Rectificar la información cuando sea incorrecta. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en el presente manual;

6.    Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

7.    Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

8.    Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 14. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

10.  SEGURIDAD Y PROTECCIÓN

El Dorado Joyas Precolombinas SAS teniendo en cuenta el principio de seguridad regulado por la Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales tiene implementadas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Por otra parte, El Dorado Joyas Precolombinas, a través de la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, requiere a los encargados del tratamiento con los que trabaje la implementación de las medidas de seguridad requeridas para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.

Las Bases de datos estarán ubicadas en el servidor propio de El Dorado Joyas Precolombinas SAS y solo tendrá acceso a ellas el Responsable del tratamiento de datos personales

11.  MODIFICACIONES A LAS POLITICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

El Dorado Joyas Precolombinas SAS se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio sustancial será publicado y anunciado. Además, se conservarán las versiones anteriores de la presente política de tratamiento de datos personales. El uso continuo de los servicios o no desvinculación de los mismos por el Titular del dato después de la notificación de los nuevos lineamientos constituye la aceptación de la misma.

12.  VIGENCIA.

El presente Manual rige a partir del diez y ocho (16) de enero de 2018.